Draivia seuratoimintaan – toimikunnista tiimejä, palveluihin parannusta

Kymen Golfin luottamushenkilöorganisaatio uudistuu: toimikunnista tulee tiimejä, joita on vähemmän kuin toimikuntia on ollut. Seuran jäsenistölle tarjottavia palveluja ja pelaamisen puitteita kehitetään. Uusien jäsenten kotouttamista yhteisöön helpotetaan ja tuetaan.

KG:n hallitus on päättänyt toimista jäsenhankinnan, yhteisöilmapiirin ja seuraorganisaation kehittämiseksi. Päätösten toteuttaminen on osin jo alkanut.

Uudistushankkeen taustalla on huoli seuran jäsenmäärätilanteesta. Kun Golfliitto elo-syyskuun vaihteessa vahvisti seurojen viralliset jäsenmäärät, Kymen Golf näytti putoavan alle tuhannen jäsenen rajan ensimmäisen kerran tällä vuosisadalla. Rajapyykin sivuuttaminen negatiiviseen suuntaan herätti seuran hallituksen pohtimaan elvyttäviä toimia.

Jäsenmäärä tosin korjautui ”tarkistuslaskennassa”. Osoittautui, että huomioon otetaan  myös kunniajäsenet, joten Kymen Golfin virallinen jäsenmäärä on nyt 1004. Helpotuksesta huokaisemiseen ei kuitenkaan ollut syytä; jäsenmäärä on ollut pysyvästi loivassa laskussa viime vuodet. Uutta virettä kaivataan myös siksi, että vapaaehtoinen aktiivisuus seuratoiminnan eri tehtäviin on ollut hiipumaan päin.

 

Tiimeillä tehoa ja uusia ideoita

Seuran hallitus kävi syksyn kokouksissaan läpi prosessin, jossa tilannetta analysoitiin, uudistuksia mietittiin ja lopulta tehtiin päätöksiä. Yksi niistä muuttaa seuran luottamushenkilöorganisaation: toimikuntia yhdistellään ja niistä tulee tiimejä.

Muutosta ei tehdä muutoksen vuoksi, eikä nimikkeen vaihdos ole tärkeintä. Tavoitteena on lisätä seuratoiminnan tehokkuutta ja jäsenlähtöisyyttä, luoda pohjaa uusien ideoiden syntymiselle ja niiden määrätietoisemmalle toteuttamiselle sekä selkeyttää toimintatapoja ja vastuita.

Kilpailu-, sääntö- ja tasoitustoimikunnasta tulee KST-tiimi, johon sulautetaan senioritoimikunta. Naistoimikunta ja klubitoimikunta yhdistetään tapahtumatiimiksi. Tiedotustoimikunnasta tulee tiedotus- ja markkinointitiimi. Junioritoimikunta lakkautetaan ja sen tehtävät hajautetaan KST- ja tapahtumatiimeihin. Kenttätoimikunta muuttuu kenttätiimiksi, mutta taloustoimikunta pysyy taloustoimikuntana.

KST-toimikunnassa nimetään seniori- ja junioritoiminnasta vastaavat jäsenet. Samantapaisia erityisvastuita määritellään tarpeen mukaan muissakin tiimeissä.

Tiimit syntyvät toimikuntien kokoonpanojen pohjalta. KST-toimikunta ja senioritoimikunta kokoontuvat yhtenä tiiminä jo tulevalla viikolla.

 

Parempaa palvelua, markkinointia ja myyntiä

Organisaation muutos luo pohjaa panna toimeen muita päätöksiä, joita seuran hallitus hankkeessa on tehnyt. Jos jäsenmäärän halutaan pysyvän nelinumeroisena, on sekä hankittava uusia jäseniä että lujitettava jo olevien jäsenten suhdetta seuraansa. On parannettava palveluja. On markkinoitava ja myytävä, niin lajia ja harrastusta ihmisille kuin golfyhteisön tarjoamia mahdollisuuksia yritysasiakkaille.

Palvelujen parantaminen on monipuolinen asiakokonaisuus. Siihen kuuluvat niin caddiemasterin toimiston toiminta kuin ravintolan tarjonta tai klubin pelaajille ja asiakkaille tarkoitettujen tilojen kehittäminen. Samalla voidaan panostaa myyntiin ja markkinointiin. Ry:n hallitus on tehnyt asiassa aloitteen Kotkan Golf Oy:lle ratkaisujen hakemisesta yhteistoimin ja -voimin.

Seuraan tulevien uusien ihmisten tie green card -kurssilta väylien kiertämiseen pyritään saamaan sujuvammaksi. Luodaan ”pelikaveri”-käytäntö, jossa kokeneemmat pelurit voivat ilmoittaa olevansa valmiita ottamaan ja jopa toivoa peliseurakseen aloittelijoita. Käytäntö pyritään toteuttamaan ajanvarausjärjestelmässä.

Uusille jäsenille luodaan myös someen (whapsapp) oma nimikkoryhmä keskinäistä yhteydenpitoa varten.

Mobiiliviestintään kiinnitetään huomiota myös, kun golfyhteisömme tiedottamista parannetaan. Parantamiseen patistelevat jäsenkyselyt, joissa puutteelliseksi koettu tiedottaminen on yleinen ja vakituinen tyytymättömyyden aihe. Tyytyväisyyttä pyritään lisäämään myös jatkamalla nettisivuston kehittämistä ja täydentämistä.

Klubirakennus ympäristöineen ja kenttä väylineen ovat konkreettisia jäsensuhteen puitteita. Niiden viihtyisyyden ja toimivuuden kehittämiseen panostetaan erilaisia toiveita kuunnellen ja taloudellisen liikkumavaran puitteissa. Esimerkkejä näkyy parhaillaan kentän päätösväylän griinillä sekä rangella. Klubitalossa aletaan suunnitella naisten pukuhuoneen remonttia.

PS. Kymen Golf ry:n vuosikokous pidetään torstaina 13. joulukuuta kello 18 Mussalon golfklubilla.

 

MARKKU ESPO

Kirjoittaja on Kymen Golf ry:n sihteeri

Kirjoittaja: Markku Espo

Kategoriassa Etusivu, Yleinen